DOSSIER

Le projet pilote de réaménagement de bureaux mené par Covéa (Maaf, MMA, GMF) sur son campus niortais visait plus qu’une simple réhabilitation immobilière : transformer l’organisation du travail et la culture d’entreprise. Face à un tel changement, une démarche d’information et d’accompagnement ambitieuse a été menée, en prenant en compte les situations de travail réelles.

Les aménagements ont été réalisés selon les besoins et les spécificités de chacun. Sont ainsi à disposition des salles de réunion de différentes tailles, des cabines ou des bulles digitales pour s’isoler.

Les aménagements ont été réalisés selon les besoins et les spécificités de chacun. Sont ainsi à disposition des salles de réunion de différentes tailles, des cabines ou des bulles digitales pour s’isoler.

C’EST UN bâtiment flambant neuf parmi d’autres bâtiments des années 1970, auxquels il ressemblait il y a encore deux ans. Sur le campus Covéa, siège de la Maaf, à Niort, les six étages du bâtiment Dauphin 4 font désormais office de vitrine du XXIe siècle. Fini les bureaux fermés, les espaces de travail cloisonnés, place au flex office et aux espaces de travail ouverts après une rénovation complète de la construction d’origine. « Cette réhabilitation résulte de la volonté d’impulser un management moderne, de travailler plus en coopération, de développer l’intelligence collective, en décloisonnant les bureaux individuels », présente David Porcheron, directeur de la dynamique interne chez Covéa. 

Le programme NET, pour « nouveaux environnements de travail », lancé en 2015, avait ainsi pour objectif d’impulser une véritable révolution culturelle en transformant l’organisation du travail, bien au-delà d’une simple rénovation immobilière. La réflexion stratégique a débuté en 2017. « Il y avait beaucoup de résistances au début, une perception très négative du projet qui faisait peur car on passait d’une gestion individuelle à une approche collective de l’espace, d’où un accompagnement indispensable des équipes », explique Céline Simounet-Héraud, responsable du pôle environnement de travail. 

Prise en compte de spécificités

L’accompagnement a débuté par une expression des craintes des collaborateurs : beaucoup de questions portaient sur les problématiques de confidentialité, la dématérialisation qui allait entraîner la suppression des papiers, la peur de manquer de place. L’identification de ces inquiétudes a fait évoluer le projet, par la prise en compte la plus fine possible des besoins. Les managers ont été très impliqués pour relayer ces craintes. Plusieurs ateliers avec les futurs utilisateurs ont ensuite été organisés (lire l’encadré page suivante). 

« Dans une entreprise qui a plus de 50 ans, il n’est pas facile de faire converger tout le monde vers de tels changements, commente Isabelle Legrand, la responsable de la communication interne. Il a fallu accompagner le deuil chez certains, sur le fait de ne plus avoir son propre espace de travail, ce qui a pu prendre du temps. L’accélération digitale n’était pas forcément simple pour tous non plus, il y avait un risque de fracture numérique. Ces sujets ont fait l’objet d’un fort accompagnement, car des problématiques psychosociales peuvent se révéler dans le cadre du flex office. »

CHIFFFES

  • 42 situations de travail ont été implantées sur le bâtiment pour 60 collaborateurs, auxquelles sont associées toutes les positions de travail collaboratif : bureau  d’usage, bulle digitale, espace dynamique, espace de convivialité, salle de réunion, cabine téléphonique… 
  • 330 collaborateurs issus de toutes les directions ont été impliqués à différents niveaux dans ce projet d’aménagement, soit la totalité de l’effectif dans le bâtiment Dauphin 4.
  • 70 millions d’euros vont être investis dans le programme national de rénovation immobilière de Covéa prévu sur une dizaine d’années, sur différents sites dont 100 000 m2 de bureaux sur le campus niortais.

Le projet NET a concerné les trois fonctions du groupe : supports, projets, relations clients. Une charte métier a été rédigée pour chacune, en associant les services immobilier, informatique et RH. Des espaces spécifiques ont été organisés selon les besoins. Trois profils de collaborateurs ont été identifiés sédentaires, interactifs et nomades ainsi que trois zones selon les activités : bruyant, mixte et silencieux. Les aménagements ont été réalisés en fonction. Sont ainsi à disposition, selon les besoins, des salles de réunion de différentes tailles, des cabines ou des bulles digitales pour s’isoler.

Chaque bureau est équipé de deux écrans, et certaines tables électriques sont réglables en hauteur pour alterner les postures assis et debout. Un ordinateur portable et un téléphone mobile ont été fournis à chaque collaborateur. Autour de l’agora au rez-de-chaussée, sept salles de créativité sont à disposition. « La réflexion a été collective et a pris en compte le bruit, l’environnement de travail, le renouvellement de l’air, l’ambiance de travail, le mobilier du bureau, etc., décrit Jean-Yves Melin, responsable santé-sécurité au travail. Tout ceci nous a permis d’avancer et de grandir ensemble, en interaction avec le CHSCT. »

« À toute nouveauté, beaucoup de craintes, ai-je coutume de dire, commente Laëtitia Marcusseau, secrétaire du CHSCT mutuelle à l’époque. Mais il y avait un état d’esprit constructif, un enthousiasme commun à vouloir aller vers quelque chose qui fonctionne. Tout le monde a rapidement été convaincu par le projet. D’où une approche proactive et un travail de qualité. » Le CHSCT a produit un rapport mentionnant des points positifs, questionnant d’autres sujets : risque d’exposition aux champs électromagnétiques pour les porteurs d’implant ou les femmes enceintes par rapport au wifi dans l’agora, hauteur des casiers individuels, mise à disposition de kits de nettoyage près des écrans… « Nous sommes intervenus pour accompagner le CHSCT dans le projet, l’assister sur la méthodologie, l’aider à formaliser les problématiques et objectiver les sujets », remarque Johann Spitz, contrôleur de sécurité à la Carsat Centre-Ouest. Ça a permis de libérer la parole et de trouver des solutions. » « Avec la volonté de prendre en compte les situations de travail relles et leurs variabilités », complète Aline Papelier, sa collègue ergonome à la caisse régionale.

Le projet NET a concerné les trois fonctions du groupe : supports, projets, relations clients. Une charte métier a été rédigée pour chacune, en associant les services immobilier, informatique et RH. Des espaces spécifiques ont été organisés selon les besoins. Trois profils de collaborateurs ont été identifiés sédentaires, interactifs et nomades ainsi que trois zones selon les activités : bruyant, mixte et silencieux. Les aménagements ont été réalisés en fonction. Sont ainsi à disposition, selon les besoins, des salles de réunion de différentes tailles, des cabines ou des bulles digitales pour s’isoler.

Chaque bureau est équipé de deux écrans, et certaines tables électriques sont réglables en hauteur pour alterner les postures assis et debout. Un ordinateur portable et un téléphone mobile ont été fournis à chaque collaborateur. Autour de l’agora au rez-de-chaussée, sept salles de créativité sont à disposition. « La réflexion a été collective et a pris en compte le bruit, l’environnement de travail, le renouvellement de l’air, l’ambiance de travail, le mobilier du bureau, etc., décrit Jean-Yves Melin, responsable santé-sécurité au travail. Tout ceci nous a permis d’avancer et de grandir ensemble, en interaction avec le CHSCT. »

« À toute nouveauté, beaucoup de craintes, ai-je coutume de dire, commente Laëtitia Marcusseau, secrétaire du CHSCT mutuelle à l’époque. Mais il y avait un état d’esprit constructif, un enthousiasme commun à vouloir aller vers quelque chose qui fonctionne. Tout le monde a rapidement été convaincu par le projet. D’où une approche proactive et un travail de qualité. » Le CHSCT a produit un rapport mentionnant des points positifs, questionnant d’autres sujets : risque d’exposition aux champs électromagnétiques pour les porteurs d’implant ou les femmes enceintes par rapport au wifi dans l’agora, hauteur des casiers individuels, mise à disposition de kits de nettoyage près des écrans… « Nous sommes intervenus pour accompagner le CHSCT dans le projet, l’assister sur la méthodologie, l’aider à formaliser les problématiques et objectiver les sujets », remarque Johann Spitz, contrôleur de sécurité à la Carsat Centre-Ouest. Ça a permis de libérer la parole et de trouver des solutions. » « Avec la volonté de prendre en compte les situations de travail relles et leurs variabilités », complète Aline Papelier, sa collègue ergonome à la caisse régionale.

Une vie de quartier

Un sondage a été réalisé six mois après l’entrée dans les nouveaux espaces, qui a eu lieu en septembre 2019 : 81 % des répondants ont exprimé un niveau de satisfaction « bon à excellent » par rapport aux locaux et au mobilier, ainsi que par rapport à l’équipement informatique. Mais des points de vigilance ont été avancés, tels que l’ambiance sonore qui, pour près d’un tiers des répondants, ne convenait pas, ou le respect des règles de vie qui paraissait insuffisant pour 41 % des personnes. Depuis, il y a eu le confinement du printemps 2020, et le télétravail reste aujourd’hui la règle chez Covéa. Il est donc difficile d’obtenir un nouveau retour d’expérience des usagers sur ces nouveaux espaces. Même si les personnes croisées lors de notre venue se disaient heureuses de retrouver leur espace de travail et frustrées de ne pas pouvoir en profiter plus.

Le programme NET va se déployer sur d’autres bâtiments, à l’image de Dauphin 5, en cours de réhabilitation, suivant un mode itératif, à partir des retours d’expérience de ce premier projet.
Un programme dont chaque acteur dit être sorti enrichi et grandi, à l’image de l’ancienne présidente du CHSCT, Séverine Gaudin-Jubien, qui vient de changer de poste par volonté « de poursuivre dans la gestion de projets, après cette belle réussite collective, techniquement et humainement ». 

STÉPHANE DÉBAUD, RESPONSABLE DE L’ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT

« La confiance ne se gagne pas du jour au lendemain. L’accompagnement des équipes a débuté un an et demi avant l’emménagement des collaborateurs dans le nouveau bâtiment. Un premier pilote impliquant 300 personnes a eu lieu en 2018. Un réseau de référents (Ref’flex), impliquant une soixantaine de personnes, a été monté. Les élus ont été associés. Beaucoup d’ateliers d’une demi journée ont été réalisés : dans chacun, une quarantaine de collaborateurs étaient présents. Ils ont permis à tous d’être dans la réalité et d’ajuster les aménagements, en mettant la prévention au plus proche du terrain, par exemple avec des jeux de simulation avec pions pour visualiser les déplacements (heure d’arrivée, répartition des personnes sur l’espace au fil de la journée…). Les gens ont été rassurés par des éléments concrets. »

Céline Ravallec

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