DOSSIER

À l’occasion de son déménagement, la TPE Canovia a lancé une profonde réflexion
sur l’aménagement de ses nouveaux locaux pour prendre en compte le bien-être
de chacun et répondre aux besoins de ses salariés.

Le mode de fonctionnement de l’équipe et l’organisation du travail ont constitué les plus gros sujets de réflexions en amont. Les bureaux sont regroupés par îlots de trois, dans l’espace ouvert.

Le mode de fonctionnement de l’équipe et l’organisation du travail ont constitué les plus gros sujets de réflexions en amont. Les bureaux sont regroupés par îlots de trois, dans l’espace ouvert.

VOILÀ PRÈS d’un an et demi que la banque d’affaires Canovia, spécialisée en finance d’entreprises, occupe ses nouveaux locaux dans le bâtiment Sigma (anciennement Tour Mercure), face à la gare de Dijon, en Côte-d’Or. Créée en 2007, l’entreprise de dix personnes est présente dans ce bâtiment depuis 2015. Un an plus tard, un projet de rénovation de l’édifice a incité l’équipe, composée à l’époque de quatre personnes, à se projeter vers un nouvel espace de travail. « Nous occupions déjà un open space, relate Nicolas Guérin, juriste d’affaires et référent QSE (qualité, sécurité, environnement). La question s’est posée de passer en flex office, où personne n’aurait eu de bureau attribué. Mais nous avons constaté une absence unanime de volonté de l’équipe d’aller vers une telle organisation. » 

L’entreprise a décidé d’acquérir un plateau brut de 170 m2 à aménager selon ses besoins. « Le bien-être au travail est le leitmotiv de notre président, poursuit-il.
Le souhait d’un open space a toujours été présent, car cela va dans le sens de notre fonctionnement collaboratif. Nous avons donc décidé de ne pas avoir un seul bureau privatif, même pour les directeurs. » Outre l’open space proprement dit d’environ 65 m2, le plateau compte deux « espaces de replis », des bureaux fermés de 15,5 et 13 m2. Ils servent aux réunions formelles ou informelles jusqu’à six personnes, pour des visioconférences ou des entretiens téléphoniques longs avec des clients. Le plateau compte une salle de repas, servant aussi d’espace de pause, et une salle de reprographie avec imprimante, positionnée tout au fond afin de limiter les nuisances sonores et de « faire bouger les gens », selon Nicolas Guérin.

« Le bien-être au travail et l’intercommunication, à la fois sur le plateau et avec les clients, étaient deux des impératifs affichés dans ce projet, décrit Alexandre Rousselle, technicien prévention à l’AIST 21, le service de santé au travail de l’entreprise. Nous avons suivi ce projet pour vérifier qu’il n’y avait pas de gros manques en termes d’aménagements physiques, et que cela répondait bien à la demande initiale. » Trois grandes préoccupations ont figuré au cœur du projet : les modes de travail et de fonctionnement, la luminosité, et l’ambiance thermique.

Luminosité, ambiance thermique

Sur le plan de l’éclairage, l’apport de lumière extérieure est privilégié grâce à de larges baies vitrées. Tout l’espace est doté de dalles de leds avec filtre prismatique, asservies à la luminosité extérieure : leur intensité s’adapte à l’éclairage naturel, la luminosité est ainsi constante quelles que soient la météo et l’heure de la journée. « Le fait qu’il n’y ait pas d’éclairage localisé est un signe positif, qui montre qu’il n’y a pas de besoins complémentaires », observe Alexandre Rousselle.

UNE ORGANISATION ADAPTÉE À LA CRISE SANITAIRE

Depuis le confinement de l’automne 2020, Canovia a aménagé son organisation en fonction des contraintes sanitaires. « On respecte la loi sur le fond. Sur la forme on l’adapte en fonction de notre écosystème », explique Nicolas Guérin. Ainsi, chacun peut rester en télétravail à 100 %. Mais les personnes qui en expriment le besoin peuvent venir ponctuellement sur site. Pour ce faire, l’entreprise a créé un fichier de présence. Elle a également défini six niveaux de risques, avec des critères propres à chacun, notamment le nombre maximal de personnes pouvant être présentes en même temps au bureau : le niveau 1 correspond « au monde d’après » où tout le monde pourra revenir sur site, le niveau 6 correspond à une fermeture complète des locaux. 

Concernant la qualité de l’air intérieur, une ventilation double flux, avec bouches d’extraction d’air, a été installée. L’ambiance thermique est assurée par des poutres climatiques régulées par une pompe à chaleur externe. « Sur l’ambiance thermique, il n’y a rien de particulier à dire, à part bravo, poursuit le technicien prévention. Le système a été bien réfléchi et correctement dimensionné. » Et les résultats sont probants : l’équipe a déjà pu constater le confort thermique, tant lors d’épisodes caniculaires que de grands froids.

Le mode de fonctionnement de l’équipe et l’organisation du travail ont constitué les plus gros sujets de réflexion en amont. Les bureaux sont regroupés par îlots de trois, dans l’espace ouvert. « Avec notre fonctionnement transversal, il n’était pas pertinent de créer des îlots par métier, remarque Nicolas Guérin. Chaque dossier nécessite des compétences diverses (juridique, fiscale, financière, stratégique…), donc chacun est amené à travailler avec les collègues de ces divers horizons. C’est pourquoi nous avons volontairement mélangé les compétences au sein de chaque îlot. » 

Amélioration continue

Les bureaux sont réglables en hauteur, pour travailler debout ou accueillir à l’avenir des personnes à mobilité réduite. Chacun est équipé de deux écrans et d’un fauteuil ergonomique. La circulation a été organisée dans l’espace pour que les personnes se déplacent sans passer à proximité immédiate des bureaux. Pour assurer le confort acoustique, des cloisons phoniques ont été installées entre chaque îlot. La moquette a été traitée pour absorber le bruit tout comme le faux-plafond

LES RISQUES LIÉS AU TRAVAIL SUR ÉCRAN

Le travail sur écran peut engendrer fatigue visuelle, stress, TMS tels que cervicalgies, douleurs dans le dos, aux épaules, coudes et poignets… Le déploiement et l’utilisation intensive d’ordinateurs portables, de tablettes tactiles et de smartphones doivent inciter chacun à s’interroger sur l’aménagement de son poste : équipement posé sur un rehausseur afin que le haut de l’écran soit au niveau des yeux ; si un ou des écrans lui sont adjoints, il est recommandé de les accoler pour limiter les mouvements au niveau des cervicales ; un clavier et une souris indépendants doivent y être connectés, afin de travailler plus confortablement. L’environnement de travail (luminosité, ambiance thermique, etc.) doit également être pris en compte, sans oublier la nécessité d’avoir un siège ergonomique. En complément, il est conseillé de faire une pause visuelle de cinq minutes toutes les heures et de changer régulièrement de posture au cours de la journée. 

« Le bon suivi des travaux par l’entreprise a permis d’éviter des erreurs, en veillant par exemple à ce qu’il n’y ait pas de rupture des cloisons acoustiques entre le faux-plafond et la dalle », commente Pascal Thomas, contrôleur de sécurité à la Carsat Bourgogne-Franche-Comté, sans quoi l’efficacité des cloisons aurait été rapidement anéantie. Des mesures réalisées aux postes selon la norme NF S 31-199 ont montré l’efficacité du traitement acoustique. 

Depuis son installation en décembre 2019, l’entreprise a opté pour des casques de téléphonie bluetooth avec systèmes de limitation et de régulation sonore intégrés, afin de réduire encore les gênes possibles. Cela a donné lieu à une phase de test sur deux modèles de casques, chaque personne ayant pu faire son choix. En parallèle, un système de notifi­cation d’appels sur écran d’ordinateur a été installé. 

Arrivée en octobre 2020 dans l’entreprise, Mathilde Julien, chargée RSE et amélioration continue, a vite apprécié la qualité de son environnement de travail. « Comme je suis grande, je peux régler le bureau à ma taille, selon que je porte des talons ou non. Ça permet beaucoup de souplesse. » L’entreprise mène actuellement un nouveau projet interne : « Une des contraintes dans le travail aujourd’hui, ce sont les interruptions répétées, selon Pascal Thomas. Nous cherchons donc un dispositif permettant d’identifier la disponibilité d’un collègue et s’il peut être dérangé ou non. » 

Céline Ravallec

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