Les réflexions menées avec l'ensemble du personnel ont permis de définir un socle commun de configuration de bureaux.
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© Gaël Kerbaol/INRS/2024
Gris, avec de très larges surfaces vitrées, le siège, rénové, modernisé et étendu, du Syndicat des eaux et de l’assainissement Alsace-Moselle (SDEA) se repère de loin, à Schiltigheim, dans le Bas-Rhin. Réalisé entre 2013 et 2016, cet édifice a fait l’objet d’une extension qui a permis de passer de 2 900 à 5 400 m2 pour accueillir un peu moins de la moitié des 550 salariés de l’organisme (aujourd’hui quasiment 800). Cependant, très rapidement, le syndicat, dans le cadre de son développement, a dû accueillir de nouveaux collaborateurs. Deux idées sont alors avancées : densifier les lieux ou s’agrandir en surélevant un bâtiment. Les locaux étant assez aérés, il est décidé de repenser leur aménagement, avec les salariés et en s’appuyant sur l’expertise du cabinet de conseil Comme on travail, « dédié à l’accompagnement humain des projets de réaménagement de bureaux ».
« Lorsque nous avons remporté l’appel d’offres, il s’agissait de tester de nouveaux agencements et d’accompagner les agents, se remémore Camille Rabineau, la fondatrice du cabinet de conseil. Mais ça n’a pas été aussi simple. » Pour expliquer la complexité du chantier, Margot Schmidt, cheffe de projet et responsable transformation des métiers et innovation chez SDEA, tapote l’une des cloisons : « Vous entendez ? Ce sont des cloisons amovibles. » Mais lorsqu’il s’est agi de les déplacer, impossible. Car la ventilation, la climatisation-ventilation-chauffage et les gaines électriques étaient également concernées. « Il a fallu analyser l’existant et voir ce qu’il était possible de faire », poursuit la jeune femme.
UNE PLEINE OCCUPATION DE L'ESPACE
©Gaël Kerbaol/INRS/2024
Au rez-de-chaussée du bâtiment, un vaste espace permet d’accueillir le public et les visiteurs, mais aussi les agents de terrain de passage. Ces derniers ont des espaces de travail à disposition, ouverts pour la plupart. Un petit amphithéâtre a également été aménagé pour des réunions managériales. Ailleurs, une variété de nouvelles salles de réunion totalement repensées pour répondre aux nouvelles méthodes de travail (réunion hybride, ateliers collaboratifs, etc.) ont été mises en place dans les espaces disponibles du siège.
« À cette occasion, nous nous sommes aperçus que nous ne pouvions pas traiter seulement une partie d’un espace, en test, complète Camille Rabineau. Il nous fallait partir sur un projet global. » Pour ce faire, elle travaille avec un cabinet d’architecture d’intérieur. Objectif : recueillir les attentes des salariés, proposer des solutions d’aménagements, et les accompagner au changement. Avec comme première étape, le cadrage du projet.
Dialogue autour des usages
« Je suis venue le présenter à la direction, puis, dans la même journée, aux managers pour qu’ils soient aussi partie prenante. C’est ainsi que la stratégie de ruissellement a commencé », remarque Camille Rabineau. Dans un deuxième temps, un travail sur les usages est effectué, en questionnant les salariés, puis des plans vierges sont proposés, afin de réaliser des projections, tout en tenant compte des contraintes.
Des petits groupes, pluridisciplinaires, sont constitués afin de recueillir ce qui fait consensus. Un premier schéma de principe sort de ces ateliers. Il sera ensuite décliné, personnalisé, selon les équipes. Ce « socle commun » décrit des bureaux à une, deux, quatre, six ou huit personnes. Ce sont des espaces fermés, semi-ouverts ou ouverts, auxquels on adjoint des bulles (salles de visio de différentes tailles, phonebox pour téléphoner…). En complément, certains espaces communs sont mutualisés et de nombreuses salles de réunion créées.
L’ESPACE DSI
Pour accueillir l’ensemble des collaborateurs et des prestataires externes, le service informatique dispose désormais de 37 postes de travail, décomposés entre 3 bureaux fermés (3, 4 ou 6 personnes), d’un espace comptoir pour accueillir les utilisateurs et de 3 espaces ouverts ou semi-ouverts (2 fois 8 postes + 1 espace de 4 semi-ouvert).
À l’étage des services informatiques (DSI), Dominique Schmuck, de l’équipe support, discute devant un smartphone apporté par un agent de terrain. L’espace est ouvert, mais n’incite pas le demandeur à entrer dans le bureau où se trouvent les postes des informaticiens. « C’est fait pour, s’amuse l’informaticien. Nous voulions un comptoir et, derrière, pouvoir travailler dans le calme et avoir un espace pour examiner l’ordinateur avec le demandeur – c’est le cas désormais avec ce petit bureau haut. On peut aussi fermer le comptoir pour isoler nos bureaux… » Reste à gérer l’organisation de l’attente et le bruit dû notamment à l’imprimante toute proche.
Un exemple d'aménagement en flex-office
Plus loin, des personnes travaillent dans des bureaux fermés de deux, quatre ou six postes pour une équipe. Ils sont complétés par deux espaces ouverts de huit postes. « Nous sommes tous équipés d’un ordinateur portable, léger, adapté à nos usages, explique un informaticien installé là. On se connecte à la place de notre choix. Nous avons un casque pour les appels téléphoniques qui transitent par nos ordinateurs et, si nécessaire, nous pouvons aller dans une phonebox. »
Des espaces de réunions ont été créés dans différents endroits du siège afin de permettre aux collaborateurs d'effectuer des activités à plusieurs.
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© Gaël Kerbaol/INRS/2024
Séparant cet espace du couloir, une vingtaine de casiers à clé permettent aux salariés d’y stocker leurs affaires. « C’est du flex-office, remarque Margot Schmidt. Cela nous a permis de proposer un poste sur site à l’ensemble du service informatique, dont l’effectif a évolué de manière très significative dans le cadre de la montée en puissance du numérique. » Dans ce projet, les emplacements de chacun ont été repensés, des collaborateurs ont déménagé pour se rapprocher des services avec lesquels ils travaillent au quotidien.
Nouveaux locaux et nouvelles règles de vie
De nouveaux espaces de réunion ont été créés, pour répondre aux besoins des salariés travaillant sur place ainsi qu’à ceux de passage. Seules les salles fermées sont réservables, les autres – ouvertes et pouvant pour la plupart être aussi utilisées lors des pauses – sont à disposition. L’idée est d’offrir des espaces variés répondant à la transformation globale des méthodes de travail. Nous croisons Réjane Frantzen, prestataire externe, et Olivier Olland, collaborateur du SIRH (système d'information des ressources humaines), qui s’installent autour d’une table haute. « Nous avions besoin de faire un point rapide. Plutôt que de le faire dans un bureau et de déranger des collègues, nous sommes venus ici. Du coup, on va bénéficier du grand écran… »
Depuis que les équipes ont investi leurs nouveaux espaces, Margot Schmidt recueille tous les deux mois leurs avis : « Pour l’instant, ça se passe plutôt bien. Si pour certains, le passage du bureau individuel au partage s’avérait trop compliqué, on serait amené à en rediscuter, et trouver des solutions, au cas par cas. » Mais avant, elle va mettre en place des ateliers, afin de définir des règles de vie. « Un peu comme une charte d’utilisation des locaux », précise Ophélie Didier, responsable santé-sécurité au travail, qui va y participer. Ces ateliers devaient commencer début 2025. Ensuite, une analyse des retours d’expérience est programmée, pour avril 2025.
LE SDEA
Créé il y a plus de 80 ans, le SDEA assure un service public de gestion intégrée du cycle de l’eau : gestion de l’eau potable, de l’assainissement, des milieux aquatiques et prévention des inondations au bénéfice de plus d’un million d’usagers dans plus de 744 communes membres d’Alsace-Moselle. Il s’appuie désormais sur 800 salariés exerçant 100 métiers différents.
