Dans la nouvelle configuration, cinq bureaux de quatre personnes et deux individuels en libre-service ont vu le jour.
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© Guillaume J. Plisson pour l'INRS/2024
Le cabinet comptable Fidextra occupe le rez-de-chaussée d’un immeuble récent, sur les hauteurs de Lyon, à Dardilly, dans le Rhône. L’ambiance y est feutrée et cosy. Derrière l’une des portes ouvertes, on aperçoit un vaste espace lumineux où mange-debout et tables de restauration côtoient un baby-foot, loin de l’image que l’on se fait d’un cabinet comptable. Ces aménagements sont le fruit de réflexions et de concertations sur l’activité et l’évolution du métier.
Hervé Durand a créé Fidextra il y a 21 ans, en reprenant un modeste cabinet situé dans Lyon : « Il comptait trois collaborateurs, dans une maison. Je m’étais engagé à rester au moins cinq ans dans ce lieu. » Des locaux compliqués, avec des marches un peu partout, un escalier menant à un grenier aménagé. « Même si c’était grand – environ 100 m2 –, c’était très bruyant, il y faisait froid l’hiver, chaud l’été… bref, c’était épouvantable ! », se remémore le dirigeant. En 2009, il emménage à Écully, à quelques kilomètres. Le cabinet emploie alors moins de 10 personnes. Les nouveaux locaux sont constitués d’un rez-de-chaussée de 137 m2 dans une bâtisse des années 1970 et d’un entresol de 100 m2. Les peintures sont refaites, la climatisation installée. L’entresol est notamment occupé par les archives, stratégiques et très volumineuses.
Au milieu des années 2010, le cabinet continuant à s’étoffer, le dirigeant crée des bureaux à l’entresol et fait appel à un architecte d’intérieur. Problème : aucun salarié ne veut y aller, jugeant les locaux sombres et peu adaptés. Parmi ses clients, l’expert-comptable a un cabinet d’ergonomie dirigé par Cyril Joubert, qui l’incite à mener une réflexion avec les salariés pour améliorer l’acoustique, l’éclairage, et plus globalement l’ergonomie des postes de travail. « Je prends alors la décision d’arrêter les travaux en attendant les conclusions de sa mission », complète Hervé Durand. « J'ai rencontré l’ensemble des salariés pour analyser leur activité, identifier les besoins, les contraintes… avant de préconiser les solutions techniques et organisationnelles », explique Cyril Joubert. Des travaux sont réalisés, et les huit bureaux créés dans la partie basse trouvent rapidement preneurs.
Bénéficier de l'éclairage naturel
En 2019, la démarche doit être reconduite au rez-de-chaussée pour y accueillir de nouveaux collaborateurs. « Je rencontre de nouveau les équipes pour comprendre l’évolution des métiers, les besoins RH à court, moyen et long termes… On va jusqu’à discuter de la mobilité car les places de parking s’avèrent rapidement insuffisantes », relate Cyril Joubert. Les travaux envisagés étant coûteux et les locaux sous-dimensionnés, le dirigeant se lance dans la recherche d'un nouvel espace, plus grand et compatible avec l’organisation imaginée, qu’il trouve à Dardilly.
TENDANCE…
- Avec la dématérialisation de nombreux documents administratifs, les archives sont désormais réduites à quelques classeurs dans des placards du couloir, alors qu’auparavant, elles nécessitaient une pièce entière.
- Une photocopieuse est toujours à disposition dans les locaux, dans un endroit isolé phoniquement, mais elle sert peu, du fait toujours de la dématérialisation. « Auparavant, l’emplacement de la photocopieuse était stratégique, car elle était très souvent utilisée et il fallait veiller à ce qu’elle ne cause pas trop de nuisances sonores. Ça n’est plus vraiment un sujet », reconnaît Hervé Durand.
- Un vaste espace a été prévu pour l’accueil, avec mur végétal : il est finalement peu utilisé. Une réflexion est en cours pour éventuellement le réaménager, et créer de petits espaces individuels, juste pour téléphoner.
Acquis en 2021, il était déjà occupé par un cabinet comptable, avec d’un côté les deux associés dans de grands bureaux individuels et leur secrétaire et, de l’autre, le reste du cabinet. Hervé Durand et ses associés ont une autre approche. Sur cet espace de 400 m2 qui peut accueillir les 28 personnes du cabinet, les pièces sont désormais équipées de faux plafonds traités acoustiquement et accentuant la luminosité, le sol recouvert d’un lino haut de gamme atténuant les bruits de talons (dans les précédents locaux, le sol carrelé était particulièrement bruyant) et les bureaux positionnés sur une grande partie du pourtour du bâtiment, pour bénéficier de l’éclairage naturel. D’ailleurs, le seul qui en est privé est peu utilisé. L’éclairage est revu et devenu modulable. Trois tailles de salles de réunion ont été définies (pour 12 personnes, pour 8 personnes et pour 4 personnes), pour les visioconférences ou les appels téléphoniques. Deux d’entre elles sont au centre du bâtiment, tandis que la plus grande et l’espace de restauration – utilisé aussi pour les réunions plénières et dans lequel trône le babyfoot – sont exposés au sud, où il peut faire très chaud en été pour un bureau.
L’espace de restauration – utilisé aussi pour les réunions plénières – est exposé au sud, où il peut faire très chaud en été pour un bureau.
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© Guillaume J. Plisson pour l'INRS/2024
Avant même la crise sanitaire, Fidextra avait instauré la possibilité de télétravailler, jusqu’à 100 %, avec obligation de venir sur site une fois par mois. Interrogés, les collaborateurs disent justement vouloir, quand ils sont sur place, travailler dans des bureaux à plusieurs, pour plus de convivialité. « Le bureau à quatre a été plébiscité. C'est une capacité qui permet créer des échanges sans engendrer trop de nuisances sonores », constate l’ergonome. Cinq bureaux de quatre personnes et deux individuels ont ainsi vu le jour, en libre-service. Chacun s’y installe selon ses envies et les disponibilités. « Aujourd’hui, je me suis mis là pour voir mes collègues, lance Tom Siméon, chef de mission comptable. Tous les bureaux sont réglables en hauteur, c’est un vrai plus que l’on voit peu dans des cabinets comptables. » Pour téléphoner ou participer à une visio, il s’installera dans une salle de réunion.
Taille humaine et collectif de travail
Deux des trois associés ont demandé un bureau individuel fixe, et une place du seul bureau à deux est réservée à l’assistante de gestion qui traite des documents confidentiels. « Et il faut supporter mes licornes », lance-t-elle en plaisantant, en référence à la décoration sur les étagères. « Nous avons aussi tenu compte de l’évolution de l’activité et des modalités de travail », insiste le dirigeant. Tous sont équipés d’un ordinateur portable et ont en prêt une souris, un clavier et un grand écran qui reste à domicile. À Dardilly, les postes sont dotés de deux grands écrans. Chacun dispose d’un casier pour ses affaires.
Le télétravail, la dématérialisation, la nécessité et la volonté des collaborateurs de travailler en équipe ou d’avoir des moments de convivialité… sont autant d’éléments qui semblent avoir guidé les dirigeants dans l'aménagement des locaux. « Afin de garder une taille humaine et le collectif de travail, je pense que dans les années à venir, le cabinet grandira encore, mais modérément », conclut le dirigeant.
FIDEXTRA EN BREF
- Effectif : 28 personnes, dont 2 en télétravail permanent
- Activité : comptabilité, paie, gestion-finances et accompagnement juridique
- Surface : 400 m2
- Répartition des locaux : cinq bureaux de quatre personnes et deux individuels à disposition, un bureau de deux personnes (comptant un emplacement fixe) et deux bureaux individuels fixes
- Salles de réunion : trois au total, principalement au centre du bâtiment pour favoriser les regroupements, plus une autre plus grande et polyvalente permettant de réunir la totalité du personnel au moins une fois par mois en présentiel
- Aménagement des locaux : pas de bureau au sud, pour tenir compte de l’ensoleillement l’été
- Coût des aménagements du bâtiment et mobilier associé : 100 000 € environ
